G. ÖZLÜK VE SİCİL DOSYALARI İLE İLGİLİ İŞLEMLER

1. Özlük Dosyası :

a. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 109 ve Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 6?ncı maddesi uyarınca her memur için bir özlük dosyası düzenlenecektir.

Başkanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı kuruluşlarında ilk defa görev alan her personel Diyanet İşleri Başkanlığı Memur Kütüğüne kaydedilerek, kurum sicil numarası verilmesi sırasında, her personel için Başkanlığımız Personel Dairesi Başkanlığınca merkezde bir özlük dosyası tutulacaktır.

b. Yetki devri çerçevesinde dosyaları taşra teşkilatına devredilen ve il genelinde görev alan asil, vekil ve fahri her görevli için, ilgili il müftülükleri ve eğitim merkezi müdürlüklerinde birer özlük dosyası mutlaka tutulacaklar.

c. Özlük dosyaları memurların sicillerinin bir parçası sayılır. Bu sebeple personel hakkında yapılan her türlü işleme ait onay veya evrakın aslı bu dosyaya konulacaktır.

d. 4 yarım kapak dosyadan meydana gelen personel özlük dosyalarında bulundurulacak yazı ve belgeler şunlardır:

da. Yazışma evrakının konulduğu yarım kapak dosyada; İlgiliden görev alırken istenilen belgeler ile sınav belgeleri, sağlık raporu, ikametgah belgesi, imtihan başarı belgesi, KPSS. kazandı belgesi, ilgili müracaatları ve hakkında yapılan yazışmalar bulunacaktır.

db. Atama, nakil ve terfi yarım kapak dosyasına; atama, nakil, asalet tasdiki, stajyerlik, derece ve kademe terfii, intibak, aylıksız izin, istifa, müstafi sayılma, görevden uzaklaştırma, emeklilik ve özlük haklarıyla ilgili onayların asılları, göreve başlama ve ayrılma yazıları konulacaktır.

dc. Belgelerin konulduğu yarım kapak dosyada; memurun nüfus cüzdanı sureti, adı, soyadı, yaş tashihine ait mahkeme kararı, öğrenim belgesi, hafızlık belgesi, kamu personeli yabancı dil bilgisi seviye tespit sınavı (KPDS) sınav sonuç belgesi, yemin belgesi, askerlik belgesi (duhûl-terhis tarihini belirtir), askerlik borçlanması, fahri veya diğer hizmet borçlanmaları, SSK veya Bağ-Kur sicil numaraları, bu kurumlarda geçen hizmetlerini gösterir belgeleri, kurum sicil numarasını ve Emekli Sandığı sicil numaralarını gösterir belgeleri ile, yayınlanmış eserleri ve hizmet cetvelleri bulunacaktır.

dd. Sağlıkla ilgili yazı ve belgelerin konulduğu yarım kapak dosyada ise; memurun tedavi yardımından yararlanabilecek eşi, bakmakla yükümlü olduğu ana ve babası ile çocuklarını gösterir tedavi yardımı beyannameleri, sağlık karnesi başvuru belgesi, aile araştırma belgesi ve bu kişilere ait vukuatlı nüfus kayıt suretleri ile öğrenim belgeleri, SSK, Bağ-Kur veya diğer kurumlardan alınan belgeler, çalışamayacak derecede malullüklerine dair sağlık kurulu raporları ve mahkeme kararları, sağlık raporları, sağlık nedeniyle kullandığı malzemelerin (diş protez, gözlük, işitme cihazı veya kalp pili vs. gibi) alındığını gösterir belgeler bulunacaktır.

2. Sicil Dosyası :

a. Her personel için bir sicil dosyası tutulacaktır. Görevli hakkında yapılan özel, kişiye özel ve gizli her türlü işlem ve yazılar bu dosyada muhafaza edilecektir.

b. Bu dosyaya; güvenlik araştırma belgesi, sicil raporları, mal beyannamesi, müfettiş raporları, merkez ve il disiplin kurulu kararları, idari yargı ve Danıştay kararları, herhangi bir suçtan dolayı hakkında dava açılmış ise hükümlülüğüne ait kararlar, affedilmiş olsa bile men'i muhakeme veya beraat kararları, hakkında yapılan disiplin soruşturma evrakı ve disiplin cezaları, aldığı takdir, teşekkür ve ödüller ile onayları, şahısla ilgili gizli yazı ve belgeler, olumsuz sicil raporuyla ilgili uyarma yazıları, itirazları ve itirazlara verilen cevap yazıları ile tebliğ ve tebellüğ belgeleri konulacaktır.

c. Sicil raporlarıyla ilgili yapılan bütün yazılar, gizlilik kapsamında olduğundan, bu konudaki yazılara ve zarflarına GİZLİ kaşesi vurulacaktır.

3. Özlük ve Sicil Dosyaları İle İlgili İşlemler :

a. Başkanlıkça tutulan ve illere devredilen özlük ve sicil dosyaları, daha önce il müftülüğü veya eğitim merkezi müdürlüklerince tutulan dosyalarla birleştirilmeyecektir.

b. Personelin özlük haklarına taalluk eden evrak ve onay asılları; dosyası merkezde olanların Personel Dairesi Başkanlığınca, taşra teşkilatında olanların ise il müftülüğü ve eğitim merkezi müdürlüklerince özlük ve sicil dosyalarına konulacaktır.

c. Personel özlük ve sicil dosyasındaki bilgi ve belgeler, Başkanlık Makamının izni olmaksızın hiç kimseye verilmeyecek ve bu belgelerin asılları hiç bir şekilde dışarıya çıkarılmayacaktır.

Ancak, idarî yargı organlarınca; şahıslarla ilgili davalar için yazı ile istenilmesi halinde, mahkeme sonucunda iade edilmek üzere, istenilen belgelerin tasdikli birer fotokopileri alındıktan sonra bir yazı ekinde, işlemler sonucunda iade edilmesi gerektiği belirtilerek, gönderilecektir. Personel hakkında yapılan soruşturmaya esas olmak üzere müfettiş veya muhakkikin yazılı isteği üzerine, soruşturmaya esas ilgili evrakın tasdikli suretleri verilecektir.

d. Birden fazla personeli ilgilendiren tahkikatlar sonucu düzenlenen soruşturma evrakının aslı, en ağır ceza alan veya en üst unvanlı personelin dosyasına konulacaktır. Diğer personelin dosyasına ise; teftiş ve muhakkik raporunun sureti ile, şahsa verilen ceza, tebliğ ve tebellüğ belgeleri konulacaktır. Suret konulan personelin evrakının üzerine, tahkikat dosyasının aslının konulduğu personelin adı, soyadı ile kurum sicil numarası not olarak mutlaka yazılacaktır.

e. Açıktan veya başka kurumlardan naklen atanan personelin özlük ve sicil dosyalarında bulunması gereken bilgi ve belgeler, ilgili kuruluşlardan temin edilerek muhafaza edilecektir.

f. Personelin naklen veya açıktan başka kamu kurum ve kuruluşlarında veya Başkanlığımız teşkilatındaki diğer illerde bir göreve atanarak göreve başladıklarının bildirilmesi halinde dosyaları devren gönderilecektir.

g. Herhangi bir sebeple Başkanlığımız emrindeki görevinden ayrılarak başka kurumlara naklen geçen veya il haricinde başka görevlere atanan personelin özlük ve sicil dosyalarının devir ve teslim tutanakları, dosyaları merkezde tutulanların merkezde, ilde tutulanların ise il arşivinde saklanacaktır. Ayrıca emeklilik, istifa, müstafi sayılma gibi nedenlerle görevinden ayrılan personelin özlük ve sicil dosyaları da arşivlerde muhafaza edilecektir.